1. Kes vastutab teie andmete eest
Codester OÜ, registrikood 16353798, on Digitizeri konto-, arveldus-, kasutajatoe- ja teenuse turvalisuse andmete vastutav töötleja. Meie aadress on Paekivi tn 8, Vasalemma alevik, Lääne-Harju vald, 76101 Harju maakond, Eesti. Privaatsusega seotud taotlused saab saata aadressil [email protected].
Kliendi esitatud dokumentides ja e-kirjades sisalduvate isikuandmete puhul määrab töötlemise eesmärgi tavaliselt see klient, kes on vastutav töötleja. Meie tegutseme andmetöötluslepingu alusel tema volitatud töötlejana. Kui teid on mainitud kliendi dokumendis, pöörduge esmalt selle kliendi poole; me abistame teda teie taotluse lahendamisel.
2. Andmed, mida me saame
- Konto- ja meeskonnaandmed: nimi, e-posti aadress, autentimiskirjed, tööruumi ja ettevõtte liikmesus, õigused, kutsed ning meie tingimustega nõustumine.
- Ettevõtte- ja arveldusandmed: ettevõtte nimi, registrikood, KMKR number, aadress, arvelduse kontaktisik, kasutuskirjed, arved ja maksete haldamine.
- Arvelduse kontrolli andmed: eeID kaudu autenditud isiku nimi ja isikukood, autentimisviis ja ajatemplid, valitud maksjaettevõte ja selle registrikood, nõustumise ja kontrollimise IP-aadressid, lepinguga sõnaselge nõustumine, lepingu tekst ja versioonid. Kasutame neid kirjeid kuritarvituste ennetamiseks, arvelduse eest vastutuse tagamiseks ja maksevaidluste lahendamiseks. Kinnitus-e-kirjades ja töölaual kuvatavates kinnitustes näidatakse isikukoodi üksnes osaliselt varjatuna.
- Kliendi sisu: esitatud failid ja pildid, OCR-tekst, tuvastatud väljad, dokumendi metaandmed, duplikaatide tuvastamiseks kasutatavad digitaalsed sõrmejäljed ja töötlemise tulemused. Dokumendid võivad sisaldada nimesid, kontaktandmeid, pangaandmeid, tehinguandmeid ja muud kliendi valitud teavet.
- E-posti ja liidestuste andmed: saatjate ja vastuvõtjate aadressid, algsed e-kirjad ja manused, kui kasutatakse e-posti teel vastuvõttu, saatjate kinnitamise kirjed, tagasikutsete URL-id ning edastamise olek ja edastatud andmed.
- Tehnilised ja kasutajatoe andmed: IP-aadress, brauseri teave, seansi- ja juurdepääsulogid, vead, turvasündmused ning teave, mille lisate kasutajatoe kirjavahetusse.
- eeID, mida haldab Eesti Interneti Sihtasutus, edastab isikutuvastuse tulemuse, kui autendite end Smart-ID, ID-kaardi või Mobiil-ID-ga. Täielik isikukood on meie arvelduse kontrolli kirjetes krüpteeritud; juurdepääs sellele on piiratud volitatud arvelduse ja kasutajatoe haldusega.
- Saame teavet teilt, tööruumi administraatoritelt, volitatud e-kirjade saatjatelt ja teie liidestustest. Ettevõtte andmete automaatne täitmine ja registriandmetega täiendamine kasutavad äriregistri avalikku teavet. Valikuline Google'iga sisselogimine annab isikutuvastusandmed, mis on vajalikud teie konto loomiseks või sellele juurdepääsuks.
- Sisselogimise, registreerumise ja parooli lähtestamise lehed kasutavad automatiseeritud kuritarvituste tõkestamiseks teenust Cloudflare Turnstile, mida pakub Cloudflare, Inc. See toimib tavaliselt ilma nähtava kontrollita. Cloudflare hindab teie IP-aadressi ning brauseri ja seadme signaale oma privaatsusteate alusel, mis võib hõlmata töötlemist väljaspool EMP-d; meie saame üksnes tulemuse „läbitud“ või „läbimata“. Tugineme oma õigustatud huvile hoida kontod turvalised.
3. Miks me andmeid töötleme
Kliendidokumentide andmeid töötleme kliendi dokumenteeritud juhiste alusel; kohaldatava õigusliku aluse määrab klient. Me ei müü isikuandmeid ega kasuta kliendidokumente üldotstarbeliste mudelite treenimiseks. Andmete tuvastamine on automatiseeritud, kuid Digitizer ise ei tee inimeste kohta otsuseid, millel on õiguslik või muul viisil sarnaselt märkimisväärne mõju. Kliendid peavad väljundid üle vaatama ja vastutavad oma edasiste otsuste eest.
| Eesmärk | Õiguslik alus, kui oleme vastutav töötleja |
|---|---|
| Kontode loomine ja haldamine; kasutajatoe ja teenuse osutamine | Lepingu täitmine või taotluse kohaselt lepingu sõlmimisele eelnevate meetmete võtmine. Organisatsiooni kasutajate puhul meie õigustatud huvi selle teenuse haldamiseks. |
| Kasutuse mõõtmine, arvete väljastamine ja raamatupidamiskohustuste täitmine | Lepingu täitmine ja juriidiliste kohustuste täitmine. |
| Kontode kaitsmine, kuritarvituste uurimine ja usaldusväärse teenuse tagamine | Õigustatud huvi kaitsta kliente ja pakkuda turvalist teenust, mida on kaalutud füüsiliste isikute õigustega. |
| Vaidluste lahendamine ning õigusnõuete koostamine või kaitsmine | Juriidilised kohustused ja õigustatud huvi vaidluste lahendamiseks. |
| Valikuline turundus või mittehädavajalik jälgimine, kui see võetakse kasutusele | Nõusolek, kui see on nõutav; seda küsitakse eraldi ja selle saab tagasi võtta. See ei ole teenuse kasutamise eeltingimus. |
4. Dokumentide säilitamine ja töötlemine ELis
Meie teenuse tootmiskeskkond säilitab ja töötleb klientide dokumente, neist tuvastatud andmeid ja nende varukoopiaid ELi andmekeskustes. See hõlmab dokumentide äratundmist ja andmete tuvastamist; üksnes ELi andmehoidla kasutamine ei ole selle kohustuse täitmiseks piisav.
Võite anda meile juhise saata tulemused välisele tagasikutse aadressile, e-posti vastuvõtjale või muusse sihtkohta. Need sihtkohad võivad asuda väljaspool ELi ja on teie kontrolli all. Nende poolset töötlemist ja säilitamist reguleerivad teie kokkulepped nendega. Ärge seadistage ELi-välist sihtkohta, kui teie enda nõuded selliseid edastamisi keelavad.
Valikulised isikutuvastusteenused ja muud tugiteenuste osutajad võivad töödelda konto- või teenuse metaandmeid rahvusvaheliselt. Kui korraldame edastamise EMP-st kolmandasse riiki, peame kasutama kohaldatavat kaitse piisavuse otsust või asjakohaseid kaitsemeetmeid, näiteks Euroopa Komisjoni lepingutüüptingimusi ja vajalikke täiendavaid meetmeid. Asjaomaste vastuvõtjate, töötlemiskohtade või kohaldatavate kaitsemeetmete koopia saamiseks võtke meiega ühendust. Me ei esita kõiki kolmandate isikute teenuseid üksnes ELis toimivatena.
5. Kes võivad andmeid saada
Juurdepääs on piiratud volitatud töötajate, teie volitatud tööruumi kasutajate ja teenuse toimimiseks vajalike teenuseosutajatega. Teenuseosutajate kategooriad hõlmavad ELi taristu ja varukoopiate majutust, dokumenditöötluse taristut, tehingupõhiste e-kirjade saatmist ja e-kirjade suunamist, robotitõrjet sisselogimislehtedel (Cloudflare Turnstile), valikulist isikutuvastust ja äriregistri päringuid. Äriregister saab automaatse täitmise jaoks otsingusõnu või ettevõtete tunnuseid, mitte kogu üleslaaditud dokumenti.
Nõuame volitatud töötlejatelt asjakohaseid konfidentsiaalsus-, turva- ja andmetöötlustingimusi. Kliendid saavad enne isikuandmete teenusele usaldamist küsida aadressilt [email protected] kehtivate alamtöötlejate andmeid, ülesandeid ja töötlemisriike. Alamtöötlejate volitamist ja muudatustest teavitamist reguleerib andmetöötlusleping.
Võime teavet avaldada, kui seadus seda nõuab, õiguste kaitsmiseks või seoses ettevõtte seadusliku üleminekuga, tingimusel et rakendatakse asjakohaseid kaitsemeetmeid ja sellest teavitatakse. Me ei anna kõrvalisele isikule üldist juurdepääsu teie tööruumile.
6. Säilitamine ja kustutamine
Klientide dokumente ja neist tuvastatud andmeid säilitatakse, kuni klient need kustutab või tööruumi sulgeb, välja arvatud juhul, kui seadusest tulenev kohustus nõuab piiratud säilitamist. Säilitatud lähte-e-kirjad ja manused on eraldi kirjed: töödeldud dokumendi eemaldamine ei eemalda selle lähte-e-kirja. Lähte-e-kirja, seotud töötluskoopiate, konto või tööruumi kustutamise taotlemiseks kirjutage aadressil [email protected]. Enne toimingut kontrollime volitusi.
Kustutatud kliendisisu eemaldatakse varukoopiatest 30 päeva jooksul. Varukoopiaid kasutatakse üksnes taastamiseks; kui neist taastatakse andmeid selle aja jooksul, tuleb kustutamisjuhised enne tavapärast kasutust uuesti rakendada. See ei eemalda koopiaid, mis on juba eksporditud või edastatud kliendi valitud vastuvõtjatele.
Säilitame oma raamatupidamise algdokumente, sealhulgas arveid, seitse aastat alates selle majandusaasta lõpust, mil tehing kirjendati, nagu nõuab Eesti raamatupidamise seadus. Dokumentide kustutamine ei kustuta piiratud kasutus- ja arvekirjeid, mis on vajalikud tasu põhjendamiseks. Muid konto-, kasutajatoe- ja turvakirjeid säilitame üksnes seni, kuni need on vajalikud nende märgitud eesmärgil, lahendamata taotluse või intsidendi tõttu, seadusest tuleneva kohustuse täitmiseks või kohaldatava nõuete esitamise tähtaja jooksul; kui see vajadus lõpeb, vaatame need kustutamise eesmärgil üle.
7. Kaitsemeetmed
Kasutame konto autentimist, rolli- ja ettevõttepõhist juurdepääsukontrolli, kaitstud juurdepääsuandmeid, allkirjastatud tagasikutseid ja piiratud administraatorijuurdepääsu. Tootmiskeskkonna juurutused peavad kasutama krüpteeritud andmeedastust, turvatud ELi andmehoidlat ja varukoopiaid ning volitatud töötajate kontrollitud juurdepääsu. Hindame kaitsemeetmeid töötlemise laadi ja riskide alusel. Ükski süsteem ei ole täiesti riskivaba; teatage kahtlustatavast turvaprobleemist aadressil [email protected].
Kui intsident mõjutab klientide isikuandmeid, anname klientidele andmetöötluslepingus nõutud teavet ja abi. Füüsilisi isikuid või asutusi teavitatakse, kui seadus seda nõuab.
8. Teie valikud ja õigused
Olenevalt asjaoludest võite taotleda juurdepääsu oma isikuandmetele, nende parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist või ülekandmist ning esitada vastuväite õigustatud huvil põhinevale töötlemisele. Võite mis tahes nõusoleku tagasi võtta, ilma et see mõjutaks varasema seadusliku töötlemise kehtivust. Mõnele taotlusele kohalduvad seadusest tulenevad erandid, sealhulgas raamatupidamisandmete säilitamise ja õigusnõuetega seotud erandid.
Saatke taotlused aadressil [email protected]. Võime vajada proportsionaalset teavet isikusamasuse kontrollimiseks ja taotluse täpsustamiseks. Vastame ühe kuu jooksul; kui seadus lubab tähtaega taotluse keerukuse või taotluste arvu tõttu pikendada, selgitame põhjust selle esimese kuu jooksul. Kui andmed kuuluvad kliendi dokumenti, suuname taotluse sellele vastutavale töötlejale ja abistame teda.
Võite esitada kaebuse Andmekaitse Inspektsioonile (aki.ee, [email protected]) või oma elukoha, töökoha või väidetava rikkumise toimumiskoha järelevalveasutusele. Selleks ei ole teil vaja meie luba.
9. Veebisaidi eelistused ja muudatused
Meie küpsiste teave selgitab autentimisküpsiseid ja teie seadmesse salvestatud eelistusi. Fonte serveeritakse Digitizerist, mitte ei laadi teie brauser neid kolmanda isiku fonditeenusest. Praegu me ei kasuta reklaamiküpsiseid ega kolmandate isikute analüüsijälgijaid.
Käesolevat poliitikat võidakse ajakohastada, et kajastada teenuse või õiguslikke muudatusi. Lehe ülaosas olev kuupäev näitab kehtivat versiooni. Juhime olulistele muudatustele kontoomanike tähelepanu ja küsime nõusolekut, kui uus eesmärk seda nõuab.
Küsimused?
Võta ühendust ettevõttega Codester OÜ aadressil [email protected].